روابط عمومی
مطالب در مورد رشته روابط عمومی وکارورزی در اداره راه و شهرسازی استان اردبیل
درباره وبلاگ


آن جاها که آزادی افکار نیست و اندیشه ها با هم تصادم ندارند , فکر میمیرد .
عسگر سعادتی دانشجوی رشته ی روابط عمومی
این وبلاگ در خصوص رشته ی روابط عمومی ودوره ی کارورزی میباشد
زیر نظر استاد:میر دولت موسوی

مدیر وبلاگ : عسگر سعادتی
نویسندگان
نظرسنجی
نظر خود را در باره این وبلگ بگویید









اصول و مبانی روابط عمومی

پیش گفتار

 
ضرورت روابط عمومی در یك سازمان

            كار و زندگی در دنیای به شدت متحول و متغیر كنونی، بدون سازمان‌های ارتباطی و اطلاعاتی بسختی امكان‌پذیر است. مدیریت و راهبرد در محیط كار و زندگی نیازمند دانش و اطلاعات كافی برای تصمیم‌گیری است. اما این فضا كمتر این اطمینان را برای مدیران ایجاد می‌كند. از این روست كه نقش سازمان‌ها و نهادهای ارتباطی و اطلاعاتی چون روابط عمومی‌ها اهمیت بسزایی در دنیای جدید پیدا می‌كند. هزاره‌ای كه ما در آن زندگی می‌كنیم پر است از دگرگونی و تحول در ابعاد و اشكال گوناگون اندازه‌گیری و شتاب آن تقریباً برای ما غیرممكن است. طبیعی است كه سازمان‌هایی كه در این عصر زندگی می‌كنند با دشواری‌های بسیاری روبه‌رو خواهند شد. زیرا با محیطی نامطمئن مواجه هستند. البته این نمی‌تواند مفهوم و معنای بدی داشته باشد. زیرا هر قدر كه میزان تغییرات در جامعه‌ای بیشتر شود. در چنین فضایی مدیران به اطلاعات بیشتر و روشها و برنامه‌های منسجم و مدون‌تری نیاز دارند. به هر حال این تحولات مدیران را دچار غافلگیری‌های شدید كرده و در این فضا نقش یك روابط عمومی پویا كه این تحولات را جزء به جزء دنبال كرده و با برنامه‌ریزی به سمت و سوی صحیح هدایت كند مورد توجه است.
            شایان ذكر است اداره كل روابط عمومی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكی در نظر دارد مجموعه آموزشی روابط عمومی را هرماه و بصورت مستمر در اختیار مدیران و مسئولان روابط عمومی قرار دهد كه فهرست این جزوات به شرح زیر می باشد:

1-      تاریخچه، مبانی و اصول روابط عمومی

2-      اهمیت و نقش روابط عمومی در مدیریت سازمان

3-      ارتباط با رسانه‌ها

4-      مبانی ارتباطات و ارتباطات انسانی

5-      خبر و اصول خبرنویسی

6-      افكارعمومی و روابط عمومی

7-      اصول تبلیغات

8-      روابط عمومی الكترونیك
 

 
تعریف روابط عمومی

            تعاریف متعددی از روابط عمومی موجود است كه هركدام از زاویه خاصی به آن نگریسته است. ما در اینجا به تعدادی از آنها كه توسط صاحب‌نظران برجسته این رشته مطرح شده است می‌پردازیم.

              مارستین می‌گوید: روابط عمومی عبارت است از هنری كه به كمك آن می‌توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام كارمندان، مشتری‌ها و مردمی كه با آن سروكار دارند قرار داد.

            دكتر حمید نطقی (پدر روابط عمومی ایران) در جایی روابط عمومی را وكیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی‌العموم در داخل  سازمان تعریف كرده است.

            ركسی هارلو در تعریف روابط عمومی می‌گوید، روابط عمومی عبارت از دانشی است كه توسط آن، سازمان‌ها آگاهانه می‌كوشند به مسئولیت اجتماعی خویش عمل كنند تا بتوانند تفاهم و حمایت كسانی را كه برای مؤسسه اهمیت دارند، به دست آوردند.

            اسكات‌ام كاتلیپ صاحب نظر روابط عمومی در جهان: روابط عمومی، اداره كردن وظایف شناسایی و ایجاد، حفظ و نگهداری روابط مطلوب و برجسته بین سازمان و جامعه است. جامعه‌ای كه توفیق و ناكامی یك سازمان به آن وابسته است.

            لانگ و هازلتون؛ روابط عمومی كاركرد ارتباطی مدیریت است كه از طریق آن سازمان‌ها با محیط خود سازگار می‌شوند، آن را اصلاح می‌كنند و تغییر می‌دهند یا آن را حفظ می‌كنند تا به اهداف سازمانی دست یابند.

            تعریف انجمن جهانی روابط عمومی: انجمن جهانی روابط عمومی در ماه می 1960، تعریف زیر را برای روابط عمومی تدوین و تصویب كرد. همین تعریف در نشست سال 1987 مكزیكو، مورد تائید قرار گرفت.

 
براساس تعاریف یاد شده، می‌توان ویژگی‌هایی را برای روابط عمومی بر شمرد.

-          روابط عمومی علم و دانشی است

-          كوشش آگاهانه و برنامه‌ریزی شده

-          وسیله جلب نظر، تفاهم و پشتیبانی مخاطبان و حفظ و نگهداری آن با استفاده از وسایل مختلف نظیر رسانه‌ها

-          بخشی از وظایف مدیریت سازمان

-          فعالیتی مبتنی بر تحقیق

-          روابط عمومی هنر است

-          توجه به تجزیه و تحلیل گرایش‌ها

-          وسیله مشاورة مدیران

-          وسیله تغییر در افكار عمومی

-          وسیله اطلاع رسانی به مردم

-          وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب و بالعكس

-          وسیله ایجاد ارتباط اقناعی
 

براساس آنچه كه بیان شد، می‌توان تعریف كاملی را برای روابط عمومی ارائه داد: روابط عمومی، مجموعه‌ای از عملیات ارتباطی آگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق است كه با استفاده از شیوه‌های علمی و هنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابی از نظرهای آنان، تجزیه و تحلیل گرایش‌های مخاطبان و افكار عمومی به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم با كاربرد روش‌ها و ابزارهای ارتباطی نوشتاری، گفتاری، دیداری و شنیداری است.
 

آشنایی اجمالی با فعالیت‌های روابط عمومی

            از آنجا كه وظیفه روابط عمومی‌ها، مردم داری، تعاطی افكار، شكیبایی و بردباری در شنیدن، صداقت و انصاف در پاسخگویی و ... است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت‌های خود می‌باشند در این بخش به طبقه‌بندی فعالیت‌های یك روابط عمومی‌ می‌پردازیم چرا كه اجرای این شاخصها و فعالیت‌ها مورد انتظار از یك روابط عمومی كارآمد است.

 
1-     ارتباطات مردمی

الف) ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها

-          داشتن فرم پیشنهادها

-          نحوه جمع‌آوری پیشنهادها

-          داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط

-          طبقه بندی پیشنهادها و ارائه جدول

-          چگونگی قدردانی از افراد پیشنهاد دهنده

-          پیگیری پیشنهادها

-          ارزیابی اثربخشی پیشنهادها

ب) ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی

-          استفاده از راهكارهای مختلف نظیر نامه، صندوق پستی و ...

-          استدلال كافی و اقناع لازم در پاسخگویی

-          ستون پرسش و پاسخ در نشریه داخلی سازمان

-          جلسات پرسش و پاسخ كاركنان و مردم

-          تریبون آزاد

-          اختصاص تلفن و پست صوتی

 
عمده ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یك واحد روابط عمومی را می‌توان به شرح زیر فهرست كرد:

1-      ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان با مردم و كاركنان

2-      تكمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و كاركنان و تعیین نقاط تاریك و پیامهای ناگفته برای آنان

3-      رفع فوری تعدادی از مشكلات كاركنان و مردم

4-   ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و كاركنان، دریافت پی فرمت پیامهای ارایه شده كه در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛

5-      بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و كاركنان سازمان به منظور رفع مشكلات كاركنان

6-      ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه‌نظرها، دیدگاهها، پیشنهادها و مشكلات مردم و كاركنان

 
سازماندهی ارتباطات مردمی

            بی‌تردید تحقق و تامین اهداف یادشده، مستلزم طراحی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» است تا بتواند ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت‌های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا بگذارد. ضمناً باید به این نكته توجه داشت «ارتباطات مردمی، صرفاً پاسخگویی به تلفن‌ها و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلكه «ارتباط مردمی» ایده‌آل، باید بتواند به اهداف مورد نظر، جامة تحقق بپوشاند.

 
انواع ارتباطات مردمی

             مهمترین انواع «ارتباطات مردمی» كه روابط عمومی باید آنها را در برنامة عملی سالانه خود منظور كند، عبارت است از:

الف- ارتباطات مردمی درون سازمانی

1-   برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین كاركنان و مدیریت: یكی از شیوه‌های مهم ارتباطات مردمی درون سازمانی است. این شیوه معمولاً به دو شكل تحقق می‌یابد: اول اینكه هریك از كاركنان به طور انفرادی با رئیس سازمان مربوط ملاقات كرده، دیدگاهها و مسایل خود را با وی درمیان می‌گذارند. دوم اینكه در یك نشست عمومی معمولاً پس از بیان كلیاتی توسط مسئولان كه می‌تواند در متن خود، پاسخهایی را در بر داشته باشد، كاركنان پرسشهای خود را به طور كتبی و یا شفاهی طرح می‌كنند تا مسئولان سازمان، پاسخهای لازم را ارایه كنند.

2-   برگزاری جلسات تریبون آزاد، در این شیوه، روابط عمومی با صدور اطلاعیه‌ای از كلیه كاركنان داوطلب، درخواست می‌كند تا در صورت تمایل در جلسه بحث آزاد شركت كنند. آنگاه با اعلام قبلی، جلسه را در یك روز معین برگزار می‌كند.

      یكی از ویژگیهای عمده این گونه جلسات، اداره آن توسط خود كاركنان است و معمولاً این   كار با انتخاب یك نفر از بین كاركنان به عنوان دبیر جلسه صورت می‌گیرد. در این جلسات            هریك از كاركنان به طور آزاد و شفاهی نقطه نظرات خود را مطرح می‌سازد و مسئول مربوط پاسخ لازم را ارایه می‌كند.
 

ب) ارتباطات مردمی برون سازمانی

            صرف نظر از شیوه‌های ارتباطات مردمی درون سازمانی، اهم شیوه‌های مرسوم برون سازمانی در زیر می‌آید:

1-      برگزاری جلسه با هریك از اقشار مردم

            بی‌تردید، هیچ خدمتی وجود ندارد كه به نحوی كلیه اقشار مردم را تحت تاثیر قرار ندهد، لذا در برنامه ریزی ارتباطات مردمی، باید برای هریك از گروه‌های هدف برنامه ریزی كرد. ضمن اینكه باید توجه داشت كه هر سازمانی باید به طور ویژه مخاطبان خاص خود را در طراحی ارتباطات مردمی منظور كند.
 

2-      ارتباطات مردمی تلفنی

            از شیوه‌های مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمی، اختصاص چند شماره تماس برای ارتباط تلفنی مخاطبان با روابط عمومی سازمان به عنوان سخنگوی دستگاه ذی‌ربط است. این شیوه به مخاطب امكان می‌دهد تا هر آن، در صورت تمایل، از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسایل خود را مطرح سازد.

 
3-      ارتباطات مردمی مكاتبه‌ای

            یكی از شیوه‌های قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برون سازمانی، دریافت نامه‌های مردم و پاسخگویی دقیق و صحیح به آنهاست. در این مورد، روابط عمومی باید در دوره‌های زمانی معین، نامه‌ها را افزون بر ارسال پاسخ برای هریك از آنها، تجزیه و تحلیل كند و طبق رویه یادشده به مدیریت سازمان منعكس سازد.
 

4-      حضور مدیران در بین مخاطبان خاص

            ارتباطات مردمی برون سازمانی خود باید مخاطبان خاصی را دعوت كرده و جلسه پرسش و پاسخ بین آنان و مدیریت برگزار كند باید افزود كه شیوه دیگر ارتباطات مردمی برون سازمانی، حضور مدیران در بین مخاطبان خاص است كه حتی تاثیر مثبت آن بیشتر از شیوه‌های قبلی است.

 

5-      دریافت پیشنهادهای كاركنان

            شیوه دیگری كه در ارتباطات مردمی می‌توان در نظر داشت، دریافت پیشنهادهای كاركنان است شیوه مورد نظر در این راه كاربرد «نظام پیشنهادهای كاركنان» است. در این نظام هدف، بهره‌مندی سازمان از پیشنهادهای كلیه كاركنان است. باید به همه پیشنهادهای قابل قبول براساس درجه اهمیت، پاداشی اعطا كرد.

            در نظام پیشنهادهای كاركنان، پیشنهادها پس از بررسی در كمیته اجرایی و تائید آن در گروههای كارشناسی، از طریق كمیته مركزی به بالاترین مقام سازمان منعكس می‌شود و با امضای بالاترین مقام سازمان قابلیت اجرایی پیدا می‌كند.
 

2- ارتباطات رسانه‌ای

 الف) ارتباطات رسانه‌ای در شاخة خبر

1-      ذكر منبع خبر

2-      برخورداری از ارزشهای خبری

3-      استفاده از سبك‌های خبری

4-      تیتر و روتیر خبری

5-      سرعت در ارسال خبر

6-      درست‌نویسی و نشر مناسب

7-      مختصر و مفید بودن متن خبر

8-      روشن و رسا بودن و عدم ابهام

9-      داشتن فرم منظم خبری

10-   میزان و نحوة انعكاس خبر در نشریات
 

ب) ارتباطات رسانه‌ای در شاخه جوابیه

1-      سرعت در ارسال جوابیه

2-      لحن و گفتار مثبت و مؤدبانه در جوابیه

3-      كامل و جامع بودن نوع جوابیه

4-      داشتن تیتر مناسب

5-      ذكر نام و تاریخ و شماره نشریه

6-      درست و صحیح نویسی جوابیه

7-      مختصر و مفید بودن جوابیه

8-      روشن، واضح و صریح بودن جوابیه

 
3-      انتشارات 

1-      وجود خلاقیت و برجستگی در كار

2-      نحوه برجسته سازی مطالب مهم

3-      رعایت قانون مطبوعات

4-      انطباق كلی مطالب با اهداف سازمان

5-      تنوع مطالب و نزدیكی به اهداف

6-      مشخص بودن محل درج مطالب

7-      كیفیت مطالب مندرج و ارزش  آنها

8-      شخصیت مداری یا سازمان مداری در نشریه

9-      استفاده از طرح‌ها و تصاویر مناسب

10-   طراحی و صفحه‌آرایی و ویرایش خوب

11-   تناسب قطع و اندازه و زمان انتشار نشریه

12-   طراحی روی جلد و انطباق آن با ماهیت سازمان
 

4- آموزش

1-      مشخص بودن طول دوره آموزش

2-      داشتن سرفصل و منابع آموزشی كارآمد

3-      دعوت از اساتید برجسته و خبره

4-      فراهم آوردن جزوات آموزشی و كمك آموزشی

5-      برگزاری آزمون در پایان دوره آموزشی

6-      اعطای گواهی نامه و اعلام ریز نمرات پایان دوره

7-      اشتراك نشریات علمی تخصصی

 
5- نظرسنجی

1-      چگونگی تدوین طرح تحقیق

2-      چگونگی ترتیب مراحل تحقیق

3-      چگونگی گردآوری و تنظیم اطلاعات

4-      چگونگی نظرسنجی و نمونه‌گیری

5-      تنظیم و استخراج جداول یك بعدی و دو بعدی

6-      انجام آزمون فرضیه‌ها

7-      بهره‌گیری و بهره‌برداری از نمودارهای آماری

8-      نحوة تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها

9-      چگونگی ارائه راه‌حلها و نتیجه گیری

10-   ذكر ضمایم (فهرست‌ها، منابع، پرسشنامه‌ها و ...)

11-   میزان توجه و اهمیت دادن به موضوع

12-   وجود خلاقیت و برجستگی در كار

13-   هماهنگی و همسویی موضوع مورد تحقیق با اهداف روابط عمومی
 
 
ارتباط با رسانه‌ها

                ارتباط روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها، یكی از وظایف اصلی روابط عمومی است؛ به گونه‌ای كه یكی از تعاریف روابط عمومی، آن را كابرد خردمندانه «رسانه‌ها» برای نفوذ در «افكار عمومی» می داند. بنابراین توفیق روابط عمومی در تاثیرگذاری كامل بر افكار عمومی نیازمند بهره‌برداری بهینه از ارتباط سنتی، رسانه‌ای و مستقیم است. وسایل ارتباط جمعی با داشتن ویژگی‌هایی نظیر سرعت انتشار پیام، گسترة توزیع پیام، افزایش گیرایی و جذابیت پیام و نیاز نداشتن به صرف هزینه‌های زیاد، از قابلیت شایان توجهی برای كاربرد در روابط عمومی برخوردار هستند، به عبارت صریحتر روابط عمومی بدون كاربرد رسانه‌ها ، نمی‌تواند به اهداف خود دست یابد و برای توفیق خود، محتاج و نیازمند ارتباط اصولی با رسانه‌هاست. تأمل در كاركردهای رسانه‌ها و روابط عمومی، نشان می دهد كه این دو از لحاظ شیوه‌های كاری و اهداف، دارای شباهت و فصل‌های مشترك‌ زیادی هستند كه در زیر به برخی از آنها اشاره می شود.

                1- اطلاع‌رسانی: یكی از وظایف اصلی رسانه‌ها، اطلاع‌رسانی به مردم است. رادیو، تلویزیون و مطبوعات، هر روز انبوهی از اطلاعات و پیام‌ها را به صورت نوشته یا صدا و تصویر در قالب‌های مختلف همچون خبر، گزارش، مقاله، مصاحبه، فیلم، نمایش و .... به مردم عرضه می‌كنند. از طرف دیگر، مطالعة شرح وظایف روابط عمومی حاكی از آن است كه روابط عمومی نیز همچون رسانه‌ها، درصدد اطلاع‌رسانی است و این از وظایف عمدة آن محسوب می شود.

                2- تاثیرگذاری بر افكار عمومی: تاثیرگذاری بر افكار عمومی و جلب توجه آن، از اهداف مشترك رسانه‌ها و روابط عمومی است. همچنین، هردو، از افكار عمومی تاثیر پذیرفته و سعی دارند برای كارآیی بیشتر، پس فرمت‌های آن را درباره عملكرد خود بررسی كنند.

                3- مخاطبان یكسان: رسانه‌ها و روابط عمومی دارای مخاطبان یكسان هستند كه همانا مردم می‌باشند گرچه ممكن است كه روابط عمومی با هدف تاثیرگذاری خاص، مخاطبان خود را به طبقات مختلف تقسیم كرده و دایره و شعاع پیام آن محدودتر از رسانه‌ها باشد.

                4- استفاده از فنون و ابزارهای مشترك: رسانه‌ها و روابط عمومی هردو از فنون و ابزارهای یكسان استفاده می‌كنند. استفاده از عكاسی، تصویربرداری، نویسندگی، خبرنویسی، گزارش‌نویسی، گرافیك، طراحی و ... بخشی از فنون و ابزارهای مشتركی هستند كه این دو به كار می برند.
 

آموزش در روابط عمومی

                آموزش كاركنان روابط عمومی و بهسازی توان علمی – تخصصی آنان، یكی از امور بسیار ضروری در روابط عمومی است. بایستی با كاربرد شیوه‌های مختلف كوشید تا كاركنان روابط عمومی پیوسته با آخرین مطالب علمی روز در زمینه‌های روابط عمومی و ارتباطات آشنا شوند.

                1- اشترك نشریات تخصصی روابط عمومی: در حال حاضر در كشور چندین نشریه تخصصی در حوزه ارتباطات و روابط عمومی چاپ و منتشر می شود روابط عمومی‌ها بهتر است این نشریات را برای كاركنان خود تهیه كنند و در اختیار آنان قرار دهند تا از این طریق، آنان پیوسته از مطالب تخصصی و آموزشی استفاده كنند.

                2- برگزاری سخنرانیهای تخصصی: با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومی می‌توان كاركنان روابط عمومی را با تازه‌ترین نظریه‌ها و تجربیات روابط عمومی آشنا كرد.

                3- برگزاری همایش آموزشی: در این روش، تعدادی از افراد صاحب نظر در زمینه روابط عمومی درباره یك موضوع خاص از موضوعات مربوط به روابط عمومی به ایراد سخنرانی می‌پردازند و كاركنان از این طریق، اطلاعات خود را در زمینه‌های مختلف عمق می‌بخشند.

                4- انتشار نشریه‌های آموزش ادواری یا موردی: انتشار نشریه آموزش ادواری می‌تواند یكی از راه‌كارهای آموزشی باشد، با این وصف، دست كم می‌توان به انتشار نشریات موردی درباره یكی از موضوع‌های مربوط به روابط عمومی اقدام كرد.

                5- برگزاری دوره‌های كوتاه مدت آموزشی: برگزاری این گونه دوره‌ها بویژه برای كارشناسان رشته‌های غیر مرتبط با روابط عمومی و كاركنان ساده و نیز عمق بخشیدن و نوسازی معلومات تخصصی كارشناسان دارای مهارت‌های علمی دانشگاهی درباره روابط عمومی و ارتباطات نیز ضروری است. اجرای چنین حوزه‌هایی، هم شعور علمی و تخصصی كاركنان را افزایش می‌دهد و هم با احتساب آن در ارتقای گروه شغلی، آنان از انگیزشی كافی برخوردار خواهند شد.
 

امور فرهنگی و نمایشگاهها

                بخشی از فعالیت‌های روابط عمومی، شامل فعالیت‌ها و امور فرهنگی و نمایشگاهی است كه در این بخش یكی از اهداف عمده روابط عمومی، یعنی فرهنگ‌سازی دنبال می‌شود. برای آشنایی بهتر با این نوع فعالیت‌ها، فهرست اهم فعالیت‌های این بخش بیان می‌شود:

1-      برگزاری مراسم و گرامیداشت مناسبتها

2-      برگزاری نمایشگاه‌های داخلی و خارجی

3-      اجرای امور سمعی و بصری شامل تولید عكس، فیلم، اسلاید، پارچه نویسی و خطاطی

4-      برگزاری سمینار

 
مراسم

                درباره برگزاری مراسم در مناسبت‌های مختلف، بایستی تاكید كرد كه مدیریت مراسم در صورتی می‌تواند به بهترین نحو عمل شود كه مبتنی بر برنامه مدون باشد، برای این منظور، تهیه «تقویم مراسم» و «جدول مناسب ها» و گنجانیدن برنامه‌های مورد نظر برای اجرا در یك مناسبت در آنها ضروری است. هر روابط عمومی باید براساس وظایف و شخصیت سازمان مربوط مناسبت‌های خاص سازمان خود را استخراج و آن را بر روی كاغذ درج كندصرف نظر از برنامه ریزی برای اجرای مراسم، بایستی توجه داشت كه می‌توان مراسم مختلف را طبقه‌بندی كرد. برای مثال مناسبت‌های خاص سازمانی از اهمیت بسیار برخوردار است و بایستی برای پیشبرد بهتر امور مربوط به آن تشكیل ستاد خاص برگزاری ان مراسم مبادرت كرد.
 

برگزاری نمایشگاه

                 نمایشگاه را به مثابه رسانه باید تلقی كرد. چرا كه در نمایشگاه، غرفه دار به عنوان فرستنده پیام و بازدیدكنندگان به عنوان گیرنده اطلاعات نقشی دارند و بهترین تماس با مشتریان و انتقال اطلاعات به این نحو صورت می‌گیرد. با این دیدگاه می‌توان نمایشگاه را می‌توان به عنوان یك وسیله ارتباط جمعی مورد توجه قرار داد.

برنامه ریزی نمایشگاهی 

                برگزاری نمایشگاه همچون سایر فعالیت‌های روابط عمومی برای رسیدن به اهداف خود، محتاج برنامه ریزی است. كه فهرست وار می‌توان به موارد ذیل اشاره كرد:

1-      تصمیم‌گیری برای حضور در نمایشگاه

2-      رزرو مكان مناسب

3-      تنظیم بودجه (شامل هزینه‌های مستقیم، مواد نمایشگاهی، اطلاع رسانی رسانه‌ای و هزینه‌های پرسنلی)

4-      انتخاب طرح غرفه

5-      انتخاب كالاهای نمایشگاهی

6-      اولویت‌گذاری بین مواد قابل عرضه

7-      هماهنگی با طراح غرفه

8-      سفارش خدمات ویژه (شامل نورپردازی، رنگ، گرافیك، گل، بلندگو و ...)

9-      برنامه ریزی نظافت غرفه‌ها

10-   نوشتن و خطاطی سر در غرفه‌ها

11-   تصویب طرح حضور یا شركت در نمایشگاه

12-   مناقصه گذاشتن اجرای طرح و ساخت غرفه

13-   انتخاب همكاران و توجیه آنان

14-   ارسال دعوتنامه‌ها براساس فهرست بازدیدكنندگان

15-   تهیه بلیط نمایشگاه و كارت

16-     اطلاع‌رسانی

17-   چاپ كاتالوگ و بروشور نمایشگاه

18-   تهیه هدایا

19-   برگزاری كنفرانس خبری

20-   تهیه ملزومات لازم مانند رایانه و نمابر و ... برای تجهیز غرفه‌ها
 

فعالیتهای سمعی و بصری

                فعالیت‌های سمعی و بصری، به آن بخشی از فعالیت‌های روابط عمومی اطلاق می شود كه مخاطبان آنها را با چشم می بینند و یا با گوش خود می‌شنوند و لذا جنبه بصری و یا شنیداری دارند. از فعالیت‌هایی كه می‌توان در این زمره قرار داد، می‌توان به تولید عكس، فیلم، اسلاید، پارچه‌نویسی و خطاطی اشاره كرد.

 
عكس

                عكس در روابط عمومی كاربردهای مختلفی دارد. تهیه عكس برای استفاده در خبر یا استفاده از آن در فیلم، نمونه‌هایی از كاربرد عكس در روابط عمومی هستند. به منظور سازماندهی موضوع عكس، ایجاد «بانك عكس» و نگهداری عكس مسئولان سازمان و نیز طرح‌های شاخص و مهم سازمان توسط روابط عمومی یك اقدام لازم و ضروری است.
 

مجله ویدئویی

                مجله ویدئویی از تكنیك‌های جدیدی است كه اخیراً استفاده از آن در روابط عمومی مورد توجه قرار گرفته است. در این روش، اهم اخبار و فعالیت‌های تصویری مربوط به سازمان در طول یك زمان معین مثل هفته یا ماه به صورت برنامه تصویری كوتاه همراه با گفتار لازم تهیه شده و در محیط‌های پر رفت و آمد سازمان به نمایش گذاشته می‌شود.
 

فعالیت‌های فرهنگی و نمایشگاهی     

                وسایل الكترونیك در حال حاضر، یكی از امكانات و لوازم مورد نیاز نمایشگاهی نیز بشمار می رود. استفاده از ویدئو و سی دی برای نمایش فعالیت‌های سازمان یا معرفی كالا یا خدمت خاص، در نمایشگاهها از فعالیت‌های ثابت محسوب می‌شود.

 
بخش همزمان برنامه ها با استفاده از تلویزیون مداربسته

                یكی از كاربردهای ویدئو، ایجاد امكان پخش همزمان برنامه‌های زنده در یك مكان دیگر با استفاده از تلویزیون مدار بسته است. این كار در همایش‌ها و مراسم كاربرد بیشتری دارد.

 
تله كامپیوتر

                روابط عمومی‌ها می‌توانند با استفاده از تله كامپیوتر بویژه در ارتباطات مردمی وضعیتی را ایجاد كنند كه مسئول سازمان بتوانند بدون نیاز به حضور  در بین مردم همزمان

با چندین نفر ارتباط برقرار كنند و نوعی ارتباط دوسویه‌ای برقرار كنند.

 
برگزاری سمینار

                سمینار به معنی قلمستان و بذرافشاندن است. با این وصف، می‌توان گفت سمینار به تجمعی گفته می شود كه در آن روش‌های جدید در هر فنی مورد مطالعه قرار می‌گیرد و بهترین و آسانترین راهها برای ارتقای كیفی امور برگزیده می‌شود.

                1- عنوان سمینار: عنوان سمینار باید جامع و مانع باشد و جنبه‌های مختلف موضوع اصلی سمینار را در بر می‌گیرد.

                2- اهداف سمینار: مهمترین هدف یك سمینار، دستیابی به راه‌حل‌های عملی درباره یك موضوع است.

                3- تشكیل ستاد برگزاری سمینار: تشكیل جلسات گوناگون مقدماتی با حضور افراد و بخش‌های مورد نظر ضروری است كه بهترین شكل آن می‌تواند در قالب «ستاد برگزاری سمینار» تجلی یابد.

                4- تشكیل گروه‌های كاری: ستاد برگزاری سمینار می‌تواند از گروههای كاری مختلف (برحسب نیاز) شكل گیرد برای مثال، اغلب سمینارها به وجود گروههای كاری نظیر، انتشارات ارتباط رسانه‌ای، تداركات، تشریفات و تبلیغات نیازمندند تا امور مربوط به سمینار را به پیش برند.

                5- تعیین زمان و مدت برگزاری سمینار: نخستین اقدام برای آغاز عملیات مربوط به سمینار مشخص كردن زمان و مدت برگزاری سمینار می‌باشد.

  
اصول و مبانی روابط عمومی:

             امروزه روابط عمومی‌ به عنوان علم دارای اصول و مبانی اولیه می‌باشد. عموماً شاهد آن هستیم كه واژه روابط عمومی‌ در میان مردم استفاده می‌شود بدون در نظر گرفتن اینكه واقعاً روابط عمومی چیست؟ آیا در زمره علوم پایه قرار می‌گیرد یا هنری است كه از خلاقیت بهره‌ می‌گیرد و خود پس از موسیقی، نمایش، سینما و ... هنر هشتم خوانده می‌شود.

            در شناخت اصول اولیه روابط عمومی می‌توان به وظایف درون سازمانی و برون سازمانی اشاره كوتاهی داشت. یك روابط عمومی در وهلة اول باید با توسعة بهداشت روانی در محیط كار و ایجاد امنیت فكری در میان كاركنان زمینة همكاری و ارتباط متقابل را در میان آنان بوجود بیاورد كه در نهایت به تقویت احساس مسئولیت در مجموعه منجر خواهد شد. در ضمن رسیدگی به درخواستها و پیشنهادهای كاركنان و كنترل و نظارت برامور رفاهی، تأمینی و هنری آنان از جمله فعالیتهای درونی سیستم روابط عمومی می‌باشد.

 
یك روابط عمومی فعال و مفید

             باید با شركت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه به صورت مستمر كاركنان را از چگونگی سیاستها، تصمیمات جدید و آیندنگریها آگاه نماید و با حضور در سفرهای داخلی و خارجی مسئولین مربوطه در جریان مستقیم آخرین طرحهای دردست اجرا و برنامه‌ها و خط مشی‌ها قرار بگیرد. در كنار این وظایف خطیر، انجام امور خطاطی در زمینه‌های تبلیغاتی تهیه آرشیو سمعی و بصری و تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبتها از فعالیتهای خرد واحد روابط عمومی محسوب می‌شود ( اگرچه متأسفانه در تعدادی از واحدهای روابط عمومی جایگاه واقعی و وظایف خرد و كلان تعویض شده است)

            از مهمترین وظایف و فعالیتهای برون سازمانی باید به سنجش افكار عمومی جامعه نسبت به سازمان یا ارگان مربوطه اشاره كرد.

            روابط عمومی باید با شناخت دقیق مخاطبین خاص و عام با استفاده از ابراز دقیق و انتخاب روش مناسب به معرفی شایسته از سازمان بپردازد و ضمن برقراری ارتباط مستمر و منسجم با وسایل ارتباط جمعی، در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به ایجاد رابطه دوسویه بین مردم و سازمان همت گمارد.

            یك روابط عمومی قدرتمند زمینه ساز مدیریت قدرتمند است و می‌تواند با نفوذ در عمق افكار عمومی و مطالعه و بررسی دقیق و كارشناسی به جمع‌آوری اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه بپردازد و با پردازش این اطلاعات جهت ایجاد تغییرات مطلوب مخاطب در سازمان اقدام مقتضی و كارشناسانه بعمل آورد. در مقابل با توجیه و تحلیل برنامه‌ها نقش سخنگوی آن سازمان را در جهت روشن شدن اذهان عمومی بخوبی ایفا نماید. از اهرمهای موثر برای ایفاء نقش برون سازمانی و اطلاع از افكار عمومی می‌توان به نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات، نصب صندوق پستی و اعلام تلفن پیامگیر اشاره كرد.

            در راستای همین اصول، روابط عمومی در جهت رسیدن به یك جامعة مدنی باید نقش پاسخگویی و اطلاع رسانی را به خوبی ایفا نماید و با نیروهای كار شناسی خود به ساخت صحیح  افكار عمومی بپردازد یك روابط عمومی مثبت اندیش كسب اطلاعات را حق قطعی مخاطب تلقی می‌كند و ضمن حرمت به كرامت انسانها و جلب مشاركت عمومی از شكل‌گیری و رواج شایعه جلوگیری خواهد كرد. چرا كه شایعه محصول ابهام و نیاز اطلاعاتی است و این ابهام مانع رشد و تكامل جامعه مدنی خواهد بود. پس می‌توان چنین نتیجه گرفت كه در جامعه هر شایعه‌ای نتیجه ضعف قدرت روابط عمومی آن جامعه است.

            در اینجا به ذكر جمله‌ای از دكتر نطقی اكتفا می‌كنیم كه: هر مدیریتی شایسته همان روابط‌عمومی است كه دارد.

            كارشناسان روابط عمومی جهت دستیابی به این اهداف والا باید از متون و تكنیكهایی بهره ببرند كه می‌توان آنها را به 3 بخش فنون دیداری، گفتاری و نوشتاری تقسیم كرد.

            برگزاری نمایشگاه به منظور در معرض دید قراردادن محصولات یا خدمات سازمان با استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل عكس، فیلم و اطلاعیه‌های خبری از فنون دیداری روابط عمومی محسوب می‌شود.

            سخنرانی ابزاری است كه می‌توان با استفاده از آن در مدت كوتاهی پیام را به عهده زیادی از مخاطبین ارائه داد. این فن نوعی اطلاع‌رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می‌رود. جلسات پرسش و پاسخ بین كاركنان و مدیریت و ایجاد فضای تریبون آزاد از مصادیق بازر فنون گفتاری روابط عمومی است در این میان برگزاری كنفرانس‌های خبری از مهمترین مباحث روابط عمومی به جهت تزریق صحیح و بی‌واسطه اطلاعات به رسانه‌ها و پس از آن به مخاطبان خاص و عام سازمان به شمار می‌رود كه از اصول اولیه و بارز واحد روابط عمومی‌ محسوب می‌شود.

            تهیه گزارش سالیانه و تنظیم این گزارش در حقیقت تهیه یك سند اطلاعاتی است كه در آن سازمان نحوة عملكرد سال گذشته خود را با استفاده از آمار، عكسها و مقالات به اطلاع مدیریت كلان می‌رساند در این میان نشریة تخصصی هر مجموعه گویاترین زبان و مهمترین عضو روابط عمومی بشمار می‌رود. انتشار نشریه داخلی یكی از فنون روابط عمومی‌در بخش درون سازمانی است. این نشریه در واقع نوعی نشریه اداری است كه روابط عمومی با اهدافی همچون اطلاع‌رسانی، پركردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده‌های آنان پاسخگویی به پرسشهای كاركنان، تقویت اندیشه‌ها و ارزشهای كاری و سازمانی، توسعه و تقویت تفاهم بین مدیریت و كاركنان به طور منظم و در فاصله زمانی معین منتشر می شود. یك روابط عمومی قدرتمند می‌تواند با استفاده از این ابزار در بالا بردن سطح آگاهی‌های عمومی و تخصصی كاركنان بهره برده و علم و دانش روز جهانی را از این طریق به نیروهای درون سازمانی انتقال دهد و برای همیشه نقش بازوی آموزشی و اطلاع‌رسانی را ایفا نماید، برای تعیین و انتخاب بخشهای مختلف نشریه باید از هدف انتشار نشریه و مخاطبان و نیازهای اساسی آنان اطلاعات كافی و مورد نیاز را بدست آورد.

            مخاطب‌شناسی یكی از مبانی روابط عمومی است كه می‌توان به عنوان ركن اولیة یك روابط عمومی به آن پرداخت پس از شناخت دقیق مخاطب به ارزیابی نیازهای آنان پرداخته می‌شود و براساس نیاز مخاطبان است كه اطلاعات مورد نیاز گردآوری شده و در اختیار آنان قرار می‌گیرد. یكی از شیوه‌های شناخت مخاطب اطلاع‌یابی است كه بوسیله شیوه‌های مختلف از قبیل نظرسنجی و افكارسنجی و ... از نیروهای درون سازمانی و برون سازمانی به آن دست می‌یابیم و پس از اطلاع‌یابی كاركرد دوم روابط عمومی كه همانا اطلاع‌رسانی است آغاز خواهد شد اما دیگر در روابط عمومی نوین سر ریز حجم بالای اطلاعات ملاك عمل نیست بلكه امروزه باور كارشناسان روابط عمومی براین است كه كار روابط عمومی با ارزیابی آغاز و با ارزیابی خاتمه می‌یابد در واقع زمانی كه كارشناس روابط عمومی نیاز مخاطب را ارزیابی كرد به تعیین و غربالگری اطلاعات مورد نیاز آنان می‌پردازد و با استفاده از فنون و شیوه‌های مفید و مؤثر این اطلاعات را به سمع و نظر مخاطب می رساند اما این آغاز راه است. در یك واحد روابط عمومی قدرتمند باید مجدداً جامعة مخاطبین مورد ارزیابی قرار بگیرند تا تأثیر ارائه اطلاعات بر آنان مشخص شود و با استفاده از این ارزیابی نهایی است كه در واقع می‌توان به كارآیی روشهای بكار برده شده دست یافت و در جهت ارتقاء سطح آن اقداماتی به عمل آورد. در نهایت مشاهده می‌كنیم كه افكارسنجی و ارزیابی در خاتمه به همان اندازه ارزیابی اولیه مهم و ضروری به نظر می‌رسد.

            چرا كه یك سیستم فعال و پویا نه تنها از بدست آوردن تجربیات جدید بی‌نیاز نیست بلكه مشتاقانه در جهت رسیدن به هدف والای خود به آزمون و خطا و استفاده از روشهای مؤثرتر دست خواهد زد كه در نهایت همین سیستم قوی روابط عمومی می‌تواند برای رسیدن به هدف راه كوتاه‌تر را با استفاده از تجربیات و ارزیابیهای مشابه گذشته انتخاب نماید.

 

منابع و مأخذ:www.behdasht.gov.ir

 



نوع مطلب : مقالات، 
برچسب ها : اصول، روابط عمومی، اصول و مبانی روابط عمومی، مقاله، سازمان، مبانی،
لینک های مرتبط :




برای نمایش تصاویر گالری كلیك كنید



آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
 
 
 
شبکه اجتماعی فارسی کلوب | Buy Website Traffic | Buy Targeted Website Traffic